紙筆墨by CHF/懸掛檔案箱(Hanging folder system)
這裡所貼,就是懸掛式檔案箱,檔案夾成立以後,逐漸累積散葉,然後歸類放入懸掛檔案夾中,最後置於懸掛檔案箱中,并加以標示,以便抽取。
過期檔案,多城文具店都賣收藏大紙盒,分類標示後貯存。
這個系統,並未因為電腦發達就取消了。依然採用於公私個層次。此處為我私用。萬用手冊箋葉,保存於皮鞋盒中,也有標示和分類,因為這種尺寸與記錄方式屬於讀書卡片之類的資料。 A4和A5資料,全放入懸掛式檔案箱中。可以看到這個箱裡面,已經沒有多少懸掛檔案夾和檔案夾了。因為我已經放緩腳步,少讀書,也少接觸外界了。
人們會問,電腦那麼好用,為何不用電腦?我們知道,微軟搞系統軟體時,不管檔案夾(Icon仿照了實質檔案夾),甚至樹狀結構(Tree-like structure)的目錄,都是傳統檔案的結構。兩者互通。電腦的資料,都能有實質的Hard copies。我幫投資人設計一個工廠,並且經過試車,全面生產,使用電腦,也使用這種懸掛檔案系統。檔案箱高度到達人的大腿岔處(crotch),下面有輪子(Trundled)。置於生產車間,所有電腦的計算結果,全部有Hard copies,放在檔案箱中,便於幹部使用和填寫與查核。電腦,傳統檔案管理是並用的。人事管理在電腦中,設有密碼。
據我所知,直到目前,多倫多公私機構依然有傳統檔案系統也有電腦資料庫。台灣幾乎都用電腦。卻不代表台灣最先進。先不先進,在概念,不在器材。台灣是使用先進器材最快的國家之一。
對於我等讀書,尤其是筆閣愛用鋼筆群者,這個系統是必備的。去年開始,家人與我都有大病,所有醫療資料,我也是成立資料庫,撰寫Anamnesises,累積檢驗報告,醫師診斷,電腦斷層判讀等,放在攜帶式的Attache case。在中榮住院,我是拿給主治醫師整個檔案夾,這是在多城治病的檔案,當然是英文寫的。醫師和護理長都很驚訝。後日他們給我的英文診斷書與病歷也參考了我的檔案內容。帶回來後,很輕易的就和本地醫師接軌了。檔案之用,大矣哉!
這次所寫兩個專論,不只是給筆閣朋友看的。昔日受課的學員和門生,也會給他們一份。我認為很有價值。要細心看才能領悟。當年我就是細心看到美國人民彙整資料的方法和做法,認為他們的人民頭腦組織能力強。思圖改進自己。這方面,我是很崇洋的。也因此在1989以後,投入電腦資料庫的程式語言和設計。從各廠家提供的軟體中,學習他們對於資料處理的概念。電腦語言並非是資料庫概念,沒有資料庫概念,會電腦語言,也設計不出來甚麼東西。同樣的道理,率先啟用最新器材,也未必很強,真正實力在於概念與思考的組織。拿羅傑筆記來講,並不在於真的記憶了多少字,而在於如何思考,增強了記憶能力,也加強了活用字詞。